Pada beberapa kasus, mati listrik mendadak ini kadang bisa menyebabkan kerusakan database. Yang paling umum adalah membuat database menjadi unrecognise format. Tanda-tandanya adalah ketika melakukan input data selalu terjadi kegagalan yang disertai dengan pesan error. Jika ini terjadi di komputer Anda segera lakukan langkah-langkah berikut:

1. Tutup program stockbill

2. Jalankan program stockbill, login seperti biasa

3. Segera lakukan Fix Struktur Database dengan mengklik File>>Fix Struktur Database. Jangan buka menu yang lain dulu seperti data barang atau data pelanggan untuk menjamin proses ini berhasil

4. Tunggu hingga ada pemberitahuan Fix Struktur Database sudah selesai

5. Stockbill siap digunakan lagi

Namun perlu dicatat, hanya lima field database yang bisa dikonversi yaitu kode barang, nama barang, jumlah stok, harga beli dan harga jual.

Fitur profil ini tersedia di menu File>>profil. Jumlah profil usaha yang bisa Anda buat jumlahnya tidak terbatas, tergantung kapasitas harddisk yang Anda Miliki.  Fitur profil usaha ini hanya aktif jika Anda memilih menggunakan database VB Access

Untuk membuat profil usaha baru caranya sebagai berikut

1. Klik File>>profil
2. Klik tab Create Profil baru. Isilah Nama Profil, Nama Usaha, Alamat dan Kota. Kemudian pilih Jenis Usaha dan Theme yang ingin digunakan. Tekan tombol OK untuk mengakhiri. Tunggu beberapa saat hingga profil baru berhasil dicreate
3. Sekarang coba masuk lagi ke File>>Profil. Lihat pilihan Daftar profil. Jika langkah yang Anda lakukan sudah benar maka pada bagian akhir drop down menu itu akan berisi nama Profil yang baru anda buat tadi
4. Pilih profil tersebut kemudian tekan tombol OK. Setelah menunggu beberapa saat, maka stockbill akan berada di mode profil. Nama usaha, Alamat dan theme akan berubah sesuai data profil pilihan Anda tadi.
5. Jika Anda ingin kembali ke profil utama caranya sama seperti langkah nomor 3 di atas. Buka File>>profil. Pada pilihan Daftar profil klik Utama dan akhiri dengan menekan tombol OK.
6. Lakukan cara yang sama jika Anda ingin membuat Profil-profil usaha yang lain.

Profil usaha ini bersifat independen. Database, file laporan, file setting program, folder backup dan folder tutup buku semuanya terpisah dengan profil utama.

Karena sifat databasenya yang independen ini, maka koneksi database dari modul kasir menjadi mudah dilakukan karena tidak mengganggu database profil utama.

Bagaimana cara mudah koneksi modul kasir ke database profil ini?

Yang perlu diingat profil database stockbill letaknya selalu di folder Profiles dari root program Stockbill yang terinstal di komputer Anda. Jika Anda membuat profil baru, maka akan dicreate folder Profil1. Untuk pembuatan profil berikutnya maka nanti akan tercipta folder Profil2, Profil3 dan seterusnya.

Untuk modul kasir, prinsipnya alamat koneksi databasenya harus diarahkan ke profil ini misalnya c:\stockbill enterprise x1\profiles\profil1\. Jangan keliru dengan mengarahkan koneksinya ke c:\stockbill enterprise x1\ karena yang terbaca adalah database profil utama.

Untuk lebih jelasnya silahkan simak ilustrasi berikut ini

Pak Joni memiliki dua jenis usaha yaitu Johnny Minimarket dan CV Warna abadi. Dia menggunakan profil utama untuk mengelola database Johnny Minimarket dan profil Warna Abadi yang berada di folder c:\stockbill enterprise x1\profiles\profil1\ untuk mengelola database CV Warna abadi. Pak Joni ingin mengkoneksikan program modul kasir ke CV warna abadi, bukan ke Johnny Minimarket.

Caranya adalah:

1. Masuklah ke root program modul kasir dengan cara mengklik shortcut modul kasir yang ada didesktop. Klik kanan shortcut ini, pilih properties. Kemudian klik tombol Open File Location
2. Setelah berada di root program, klik file koneksi.exe
3. Pada pilihan database pastikan VB Access. Untuk folder database bisa langsung diisi c:\stockbill enterprise x1\profiles\profil1\ jika alamat profil1 nya sudah yakin berada di folder ini, atau bisa juga dengan mengklik tombol Browse kemudian cari folder \profiles\profil1\ bisa di komputer lokal maupun jaringan (network)
4. Tekan tombol OK. Pastikan ada konfirmasi perubahan folder database sukses
5. Sekarang jalankan program modul kasir. Tekan F1 atau klik grid kolom kode. Jika langkah yang Anda lakukan benar maka data barang yang diload program sama dengan data barang yang ada di profil1 tersebut

Tapi apakah benar editing kode barang secara langsung itu tidak bisa dilakukan? Bukankah editing kode untuk barang yang belum pernah dilakukan transaksi penjualan dan pembelian sebenarnya belum mempengaruhi database-database itu?

Solusi mudahnya gunakan fitur edit query. Anda bisa menggunakan perintah SQL Command sederhana seperti UPDATE atau DELETE untuk editing kode barang tersebut. Yang terpenting harus berhati-hati agar tidak terjadi kesalahan fatal seperti terhapusnya seluruh data barang yang ada.

Untuk lebih jelasnya berikut ini kami berikan contoh sederhana editing kode barang yang aman dan praktis

ILUSTRASI

User baru saja menambahkan barang Speaker Aktif Max Power ke dalam database dengan kode MX002. Ternyata dia salah ketik kode, maksudnya MX001. Editing dari data barang tidak bisa dilakukan. Dia juga malas melakukan hapus data lama dan tambah data baru.

SOLUSI

1. Buka menu Setting>>Customize>>Query

2. Jika Stockbill Anda menggunakan database MySQL di bagian Query ketik UPDATE barangu set kode=’MX001′ where kode=’MX002′

Jika menggunakan database VB Access di bagian DBStb pilih 1 dan di bagian Query ketik UPDATE barang set kode=’MX001′ where kode=’MX002′

3. Tekan OK untuk mengakhiri

• Mengedit jumlah stok barang yang sudah terkait dengan transaksi penjualan
• Menghapus data barang yang sudah pernah digunakan dalam transaksi penjualan, transaksi pembelian, retur atau mutasi
• Mengedit kode barang

Editing database di atas jika dilakukan dari program dan setelah dianalisa bisa mengakibatkan ketidakseimbangan perhitungan akuntansi khususnya laporan neraca dan buku besar maka otomatis akan ditolak.

Karena  editing query ini berpotensi mengganggu sistem akuntansi stockbill maka hanya user yang login sebagai admin yang bisa melakukannya.

1. Driver printer belum terinstal sempurna di komputer Anda.

2. Pada Setting Umum bagian Print Faktur dipilih opsi Tidak Boleh.

3. Checkbox Print belum dicentang ketika melakukan catat penjualan.

4. Database Stockbill yang digunakan tidak berada pada folder yang sama dengan file reportnya.

SOLUSI

1. Lakukan instal ulang driver printer. Setelah selesai coba lakukan Test print untuk memastikan printer bekerja dengan benar.

2. Buka Setting>>Setting Umum. Di bagian Print faktur pilihlah opsi Langsung Cetak Sesuai Pilihan Kertas atau Langsung Cetak Menggunakan Roll Paper. Setelah selesai tekan tombol OK.

3.  Pastikan Checkbox Print selalu tercentang ketika melakukan catat penjualan.

4. Untuk pengguna Stockbill versi 8.1 atau yang lebih tinggi bisa melakukan Restore Report untuk mengembalikan setting report seperti pertama kali software terinstal. Caranya buka menu File>>Restore report

5. Pastikan database Stockbill berada di folder yang sama dengan file-file reportnya. Caranya

• Buka Setting>>Customize Layout Laporan.
• Di bagian Cetakan pilih nomor 91 jika Anda ingin mengedit faktur penjualan ukuran kecil atau pilihlah nomor 88 jika ingin mengedit faktur penjualan ukuran besar. Setelah selesai tekan tombol Edit.
• Setelah masuk ke bagian layout Crystal Report Pro, pilih menu Database>>Set Location
• Tekan tombol Same As Report, dilanjutkan dengan menekan tombol Done
• Simpan Layout Print nya dengan menekan Icon Save atau mengklik menu File>>Save

Jika Anda ingin mengganti informasi diskon ini dalam bentuk diskon persen lakukan cara berikut:

• Masuklah ke root program Stockbill dengan cara melakukan klik kanan pada shortcut stockbill yang ada di desktop PC Anda
• Pilih properties
• Lihat tab shortcut, klik Open File Location
• Buka Folder SERVDB kemudian cari dan klik folder Faktur Persen

•  Copy file motabes.rpt dan motabesc.rpt yang ada di folder ini

• Paste ke folder SERVDB.

Sekarang coba lakukan Catat penjualan lagi. Jika langkah yang Anda lakukan sudah benar maka informasi diskon yang ditampilkan adalah diskon persen.

1. File crystl32.ocx belum terinstal sempurna ke C:\windows\system32\ dikarenakan adanya blokir dari Antivirus tertentu.

2. File crystl32.ocx sudah ada di C:\windows\system32\ tapi gagal melakukan registrasi di Regsvr32.exe

SOLUSI

1. Matikan Antivirus yang sedang aktif untuk memastikan tidak ada gangguan ketika meregister file crystl32.ocx ke system registry windows.

2. Lakukan registrasi OCX manual dengan cara:

• Klik Start Menu Program>>Run (Windows XP) atau Start Menu Program>>Search Programs and Files (Windows Vista/Seven)
• Ketik regsvr32 crystl32.ocx

• Tekan Enter

3. Jika error masih terjadi coba download installer Crystal Report Pro. Besarnya sekitar 2,97 MB

1. Diskon penjualan per barang

Setiap barang  bisa diatur berapa persen diskon penjualannya. Ketika melakukan transaksi penjualan kolom diskon rupiah dan diskon persen otomatis akan terisi sesuai besarnya diskon yang sudah disetting sebelumnya.

2. Diskon penjualan pelanggan per faktur

User bisa mengatur berapa persen diskon penjualan total yang ingin diberikan baik kepada pelanggan perorangan maupun pelanggan toko.

3. Diskon penjualan pelanggan per kategori barang

Untuk keperluan promo, beberapa toko kadang memberlakukan diskon penjualan per kategori barang misalnya untuk menyambut lebaran semua produk unilever mendapat diskon 10% dan produk indofood mendapat diskon 15%.

Anda bisa saja melakukan pengaturannya dengan cara nomor 1 di atas tetapi kurang efesien dari segi waktu karena akan melakukan input berulang-ulang untuk kategori yang sama. Solusinya Anda harus mengaktifkan fitur Diskon penjualan per kategori barang.

Bagaimana cara mengaktifkannya?

Ada beberapa langkah yang harus dilakukan

1. Isilah dulu kategori barang yang diperlukan misalnya produk Unilever dan produk Indofood.

2. Buka menu Data>>Nama Barang. Jika Anda melakukan Tambah Barang jangan lupa memilih kategori barangnya. Jika ada barang yang kategorinya belum sesuai silahkan diedit dulu.

3. Buka menu Setting>>Customize>>Console Code. Ketik perintah 104hrgjt#1, kemudian tekan tombol OK. Ini untuk mengaktifkan fitur diskon penjualan total per pelanggan baik untuk pelanggan perorangan maupun pelanggan toko.

4. Buka menu Setting>>Customize>>Console Code. Ketik perintah 104jhrgjt#1, kemudian tekan tombol OK. Ini untuk mengaktifkan fitur diskon pelanggan per kategori barang.

5. Klik menu File>>Refresh untuk menerapkan perubahan yang telah dilakukan

6. Sekarang buka Data>>Pelanggan. Jika langkah yang Anda lakukan benar maka pada tab Tambah Pelanggan baris ketiga akan muncul field Status dan % diskon jual. Dibagian paling kanannya juga muncul tombol D yang ketika digerakkan mouse di atasnya akan muncul tooltip membuka window diskon jual detail per kategori barang.

Bravean dirancang oleh Faishal Chadwick dari Medinasoft. Theme ini di dominasi oleh warna biru langit dengan tambahan beberapa gradasi warna yang menyejukkan mata.

Eville didesain oleh Clark Szaipf dari Sofasli Pratama. Theme ini lebih mengedepankan sisi futuristik dengan sebagian header program dibuat transparan. Didominasi warna coklat dan sudah mendukung Hue perubahan warna.

Untuk memilih theme-theme ini user bisa mengaturnya lewat menu Setting>>Setting Umum atau langsung menekan tombol Ctrl + S dari keyboard.

Pada bagian Theme pilihlah theme yang disediakan kemudian tekan tombol OK.

Selang beberapa detik theme langsung akan berubah.